מצא את הדרכים הטובות ביותר לשיתוף מידע

דואר אלקטרוני הוא מהיר ופשוט, וככל הנראה אתה כבר יודע איך הוא עובד. שימושב-Microsoft Office Outlook 2003 כדי לשלוח ולקבל דואר אלקטרוני עובד נהדר לשיתוףמחשבות, נושאים ושאלות. צירוף קבצים לדואר אלקטרוני הוא דרך נהדרת לשתף מסמכיםוכמויות מידע גדולות יותר ממה שהודעות דואר אלקטרוני לבדן יכולות להכיל. שתף קבציםשלדעתך עשויים להיות שימושיים לעמיתיך לעבודה, או בקש מעמיתים לעיין בקובץ ולשלוחאותו חזרה עם עריכתם.

•	החלפת מידע בקלות
•	אנשים יכולים לחזור אליך בזמנם החופשי
•	שיתוף מידע עם אנשים רבים בו-זמנית
•	שמירת תיעוד של התכתובות שלך

•	לא בטוח שתתקבל תגובה מיידית
•	ישנן חברות המגבילות את גודל הקבצים שניתן לצרף לדואר האלקטרוני, ובכך מקשות אתהשיתוף של קבצים גדולים
•	לפעמים לא נוח לבקש מאנשים מרובים בדואר אלקטרוני לבדוק את אותו קובץ. אתה צפוילקבל חזרה גירסאות מרובות של המסמך, כל אחת עם הערות ושינויים שונים
•	יש נמענים שמסרבים למסמכים המצורפים לדואר אלקטרוני, במיוחד מאנשים שהם אינםמכירים, בשל החששות מווירוסים ומדואר זבל

 

כשאתה רוצה תגובה מיידית, ככל הנראה אתה מעוניין בשיחה, וזה בדיוק מה ששירותשליחת הודעות מיידיות מספק - שיחה דו-כיוונית אלקטרונית. באמצעות תוכנות הודעותמיידיות כמו Microsoft Windows Messenger ושירותים כמו MSN Messenger, ביכולתךלשאול שאלות ולשתף מחשבות באופן אינטראקטיבי, כמו גם לדעת מיד אם מישהו מחוברלאינטרנט ויכול לדבר. אתה יכול אפילו לקבוע אם אחרים יראו שאתה מחובר או לא.

•	שיתוף טקסט נתונים, אודיו ווידאו בזמן אמת
•	תקשורת של שאלות ותשובות מהירות
•	חיסכון בזמן, שכן אתה יודע מתי עמיתיך לעבודה זמינים לשיחה
•	שליחת הודעות במחשבי Pocket PC ובהתקני Smartphone המבוססים על מערכת Windows Mobile

•	שיתוף מידע מורכב או בכמויות גדולות
•	תיעוד התכתובות שלך
•	השימוש בשירותי הודעות מהירות ציבוריים אינו מתעד או מצפין שידורינתונים

 

אתר של סביבת עבודה משותפת הוא כנראה הדרך הנוחה ביותר לשתף פעולה במסמכיםובפרוייקטים. באמצעות אתר סביבת עבודה משותפת ב-Office 2003, אתה ועמיתיך לעבודהיכולים לשתף מסמכים ולהעיר עליהם, לתחזק רשימות של מידע חשוב - כגון משימות, אתריםקשורים ואנשי קשר - ולעדכן זה את זה בסטטוס של פרוייקט נתון. ביכולתך אפילו לקבלהתראות בדואר האלקטרוני בדבר שינויים של פריטים (כמו סטטוס של משימה). ביכולתך לגשתלאתרי סביבת עבודה משותפת כאשר אתה מחובר לרשת של החברה.

 

הערה :אתה זקוק ל-Windows SharePoint Services ב-Microsoft Windows Server 2003 כדי להגדיר אתר סביבת עבודה משותפת.

יש גם שני אתרים מתמחים של סביבת עבודה משותפת שאתה יכול להשתמש בהם: אתר סביבתעבודה של מסמכים וסביבות עבודה של פגישות. לאחר שהגדרת את אתרי סביבת העבודההמשותפת האלה, ביכולתך לפתוח אותם בכל דפדפן אינטרנט או בחלונית המשימות 'סביבתעבודה משותפת' ב-Microsoft Office Excel, ב-PowerPoint וב-Word 2003.

•	אתרי סביבת עבודה של מסמכים :באמצעות סוג זה של אתר, אתה והצוות שלךיכולים למצוא מסמכים שאתם אמורים להעיר עליהם, כמו גם הודעות, משימות מוקצות, קישורים לאתרי אינטרנט קשורים ומידע רלבנטי אחר שאתם זקוקים לו כדי להשלים אתמשימתכם.
•	אתרי סביבת עבודה של פגישה :מרכזים את כל המידע והחומרים שבהם אתה עומדלהשתמש בפגישה. אתה ועמיתיך לעבודה יכולים לבקר באתר המשותף הזה לקבלת המידעוהחומרים העדכניים ביותר, בין אם הפגישה עדיין בשלבי תכנון, מתקיימת כעת או שכברהתקיימה.

•	ניהול גרסה אחת של קובץ שכולם יכולים לצפות בה, לשנות אותה ולהוסיף לההערות
•	איחוד משוב בקובץ אחד
•	הגדרת מקום משותף לאחסון מסמכים של הצוות ושל פרוייקטים
•	ניהול לוחות שנה משותפים
•	ניהול מהדורות קבצים
•	ניהול תצוגה אחת של הסטטוס של פרוייקטים ומסמכים

•	דרושה תמיכת מחשוב כדי להתקין ולתחזק את Windows SharePoint Services
•	עמיתים לעבודה שאינם מחוברים לרשת לא יוכלו לגשת לאתר סביבת העבודההמשותפת

 

למה להדפיס מסמך רק כדי שתוכל להעביר אותו דרך מכשיר פקס? באמצעות שירותי הפקסהזמינים בכמה מתוכנות Office, ביכולתך לחבר את המחשב האיש שלך ישירות לספק שירותיפקס, שישלח את הפקס עבורך - ולעולם לא תיאלץ להדפיס את המסמך שלך. אם העבודה שלךמחייבת שליחה בפקס של מסמך - כגון חוזה לחתימה, הזמנת רכישה לאישור או טופס רישום - שירותי פקס ייעלו אותה באופן ניכר.

•	שיתוף קבצים גדולים
•	ניהול ארכיונים של קובץ לעיון
•	מתן גישה לקובץ להרבה אנשים

•	שימוש בשיתופי קבצים כדי לעבוד ביחד על מסמכים. קשה לוודא ששני אנשים או יותר, הבודקים את המסמך, אינם מבצעים שינויים סותרים.
•	עבודה בסביבות מאוד מאובטחות, שבהן הבקשה על הגישה לשיתופי קבצים מחמירה במיוחד. ייתכן שלא כל העמיתים לעבודה ייהנו מגישה לקבצים.

לפעמים הדרך הפשוטה ביותר לשתף מידע היא פשוט להעתיק את הקובץ שלך להתקן אחסוןולתת אותו (או לשלוח אותו) למישהו. זוהי דרך נוחה לשתף מצגות, תמונות דיגיטליות, סרטי וידאו וקובצי שמע עם עמיתיך לעבודה ועם לקוחות, או לשאת קבצים בין העבודהלבית. אם הנמען אינו מחובר לרשת, או שהקובץ גדול במיוחד, לפעמים זו עדיין הדרךהטובה ביותר. תקליטונים יכולים להכיל רק קבצים קטנים יותר, אבל ביכולתך לאחסןנתונים רבים יותר בתקליטור הניתן לכתיבה, ואף יותר בתקליטור DVD הניתן לכתיבה.

אפשרות אחרת היא התקן אחסון מסוג Universal Serial Bus (USB), הכולל כונני flash USB קטנים במיוחד. באמצעות כוננים אלה ניתן לאחסן ולהעביר קבצים בין מחשב להתקן בעליציאת USB פעילה ותקינה. בדרך כלל הם יכולים להכיל את כמות מידע שמאות תקליטוניםיכולים להכיל. בנוסף, כמה מההתקנים מציעים הגנה באמצעות סיסמה לצורך הגנה על המידע.

•	עובד טוב כאשר אתה או עמית שלך לעבודה לא מחוברים לאינטרנט או שאין לכם גישהלדואר אלקטרוני
•	שיתוף תוכנות וקבצים גדולים יותר, כמו גם אוספי קבצים (כמו תמונותושירים)
•	ביכולתך לקחת איתך מידע כשאתה עובד מחוץ למשרד
•	העברות קבצים מהירות בין מחשבים שאינם מחוברים

•	קבלת משוב או הערות על הקבצים שלך במהירות
•	איחוד משוב מכמה אשים
•	הפצת קבצים להרבה אנשים בו-זמנית
•	ישנם מחשבים חדשים שאינם מצוידים בכונן תקליטונים
•	לתקליטונים יש מגבלות גודל קובץ