חשיבות תיעוד התהליכים העסקיים בארגון.

בשורה התחתונה: תמיכה בהשגת אפקטיביות ארגונית, מושתתת על הגדרה נכונה וברורה של "מי אמור לעשות מה - וכיצד", ובנוסף תיעוד התהליך בכל מגזר של הארגון.

קיימת נטייה לחשוב שניהול ידע נחוץ רק בארגונים גדולים. בארגונים גדולים הרבה ידע מפוזר בקרב אנשים רבים.  החשיבות נראית ברורה יותר, שכן, פעמים רבות יותר יכולים להיווצר בארגון גדול מצבים בהם אנשים שונים עוסקים בפרויקטים דומים ללא שידעו אחד על קיומו של השני. או לדוגמה: מחלקה מסוימת פונה ללקוח מסוים מבלי לדעת שנוצר קשר בעבר ללא ידיעת הסטאטוס ללקוח זה.

ומה קורה בארגונים קטנים? האם בהם לא נצבר ידע לא פורמאלי וניסיון בקרב העובדים? האם בהם אין בעיית עזיבת עובדים? לעיתים בארגונים קטנים, בעיה זו יכולה להיות חמורה אף יותר. ניתן לחוש זאת במיוחד כאשר החברה תלויה באדם אחד היודע הכל ובלעדיו לא ניתן יהיה לנהל את הפעילות המסוימת בחברה. ארגונים קטנים יכולים להיות לפעמים מפוזרים ביחידות גיאוגרפיות קטנות המהוות יחידות עצמאיות אך מבצעות פרויקטים דומים.

ברור, אך לא פשוט, שיש מקום לניהול ידע בקרב ארגונים קטנים.

תיעוד התהליך הן מבחינת התהליך העסקי והן בפן של כיצד ליישמו במערכת, הינו נדבך חשוב מאוד. ארגונים רבים לא נותנים את הדעת לחשיבותו של תיעוד זה, אולם נתקלים בבעייתיות הרבה הן בעת תחלופה של  עובדים וזליגת הידע אל מחוץ לארגון, והן כאשר באים לבחון היכן הן הנקודות הבעייתיות בתהליך.

הניסיון בשטח מלמד כי ארגונים אשר דאגו לתיעוד זה, הושפעו פחות מנושא תחלופת העובדים בארגון, היות ותמיד ניתן היה לחזור ולפנות לחוברות ההדרכה, ואילו כאשר הגיעו לנקודה בה רצו לבדוק ולבחון תהליך על מנת לשפרו, נחסכו משאבי זמן וכסף באפיון המצב הקיים היות והכל מתועד.

לצורך שימור הידע בארגון נדרש אם כך, לדאוג למסמכי הדרכה ומסמכי תיעוד לתהליכים העסקיים המתנהלים בארגון אשר יאוחסנו בספריה הנגישה לעובדים בארגון, וכמובן לגורם שינהל מרכז ידע זה.