בניית תוכנת ניהול לקוחות לחברת תיירות

שלבים:
1. פתיחת כרטיס לקוח וקבלת פרטי הזמנה.
2. שלב בירורים עם ספקים.
3. שלב הצעה ללקוח.
4. שלב הזמנה ותשלום.
5. שלב שליחת מסמכים (כרטיסי טיסה קבלה ואישורים סופיים).
6. שלב תשלום לספקים.
7. דוחות.
פירוט:
שלב 1
רישום פרטי לקוח:
לקוח נכנס – מוביל לפתיחה ורישום בכרטיס לקוח. כל לקוח מקבל מספר סידורי ייחודי(יופיע במיילים, בפקסים ובדוחות) המספר הסידורי יחל במספר החודש - 2 ספרות ( ואם אפשר גם 2 ספרות לשנה) ולאחריו 4 ספרות מ – 0000 ומעלה.
פתיחת כרטיס לקוח הכולל:
שם (חובה) ומשפחה ( חובה ). במקרה של קבוצה, לאפשר רשום של כל אחד מאנשי הקבוצה. אין חובה לטלפונים ומיייל של כל אחד מהם.
יישוב
רחוב
מיקוד
טלפון - חובה אחד מהם.
סלולרי – חובה אחד מהם.
פקס
דואר אלקטרוני - חובה
פרטי הבקשה (בכרטיס הלקוח) כוללים:
סדור טיסה – אם הלקוח אינו זקוק לארגון טיסה, יש לדלג על שלב פניה לספקי הטיסה.
ארץ, אזור. ��פשרות למספר ארצות או אזורים. או דילים - (רצוי שהלקוח ימסור הערכת מחיר כדי לבדוק מה ניתן לשפר).
מועד, או תחום תאריכים מועדפים.
הרכב קבוצת האנשים.(לפי משפחות- מבוגרים, [ילדים ותינוקות גילאים ובאם תינוקות, גם משקלם] ) סה'כ מס' הטסים לפי הפרוט: מ, י, ת.
סדור דיור: וילה, מלון דירות, בית כפרי, מלון, דיל ( ניתן יהיה להוסיף סוגים )
מס' חדרי שינה. האם יש צורך במיטת תינוק? כמה? ודרישות נוספות מהלקוח.
מס' חדרי שרותים/אמבט.
רכב. ( סוג, קטגוריה, מזוג, אוטומאטי, כמות, כסאות בטיחות לתינוקות וילדים. הערות ) אם אין צורך ברכב, לדלג על שלב פניה לספקי הרכב.
דרישות מיוחדות: ( במקרה של דילים, מה המחיר שהלקוח קיבל מסוכנות אחרת )










שלב 2
בירורים עם ספקים:
שלב בירורים עם כל סוגי הספקים הרלוונטים בהתאם לפרטי כרטיס הלקוח.( לפי ארץ )
סוגי ספקים:
1. טיסות.
2. וילות, בתים, מלונות ( כולל מאגר תמונות לכל אחד מהספקים )
3. רכבים.
4. ספינות ומעבורות. – טיולים בשייט
5. דילים.
6. פעילויות, - טיולי ג'יפים, רגליים, אומנות,סדנאות אוכל והדרכות.
הערה: ניתן יהיה להוסיף ספקים נוספים ופעילויות.
שלב 3
הצעה - ההצעה תהיה ערוכה בטופס לשליחה באי מייל ( או ללא טופס אלא הפרטים יהיו באי מייל )
טופס הצעה ללקוח, מכיל בדרך כלל עד 3 אפשרויות שונות. (לא להוציא ללקוח יותר משתי אפשרויות).
הטופס כולל:
פרטי הלקוח (לקוח מכרטיס לקוח).
פרטי הזמנה.
הצעות שונות למגורים –תאור, כולל תמונות, פרטי טיסה ( אם יש כבר ), רכב ודברים מיוחדים (אם יש ).
שלב 4 - (עם קבלת אשור לבצוע הזמנה על ידי הלקוח)
הזמנה ותשלום:
נשלחת הזמנה עם האפשרות הנבחרת ללקוח.
הטופס מכיל: אני אכין טופס דוגמא.
פרטי הלקוח (לקוח מכרטיס לקוח). והשלמת כתובת הלקוח ( באם לא מסר אותה בהתחלה )
שמות הנוסעים בלועזית ( לפי הדרכון ) תאריכי הלידה של הילדים. מס' טלפון סלולרי שהלקוח לוקח אתו לחול'
פרמטרים רלוונטיים שנבחרו על ידי הלקוח.
מחיר העיסקה לפי שער חליפין ( העברות והמחאות גבוה לאותו יום).
תנאי תשלום. ( מס' כרטיס אשראי, תאריך תפוגה, 3 ספרות מאחורי הכרטיס -CVV, מס' תעודת זהות) או העברת הכסף לחשבון העסקי.
תנאי בטול
חתימת הלקוח.
שלב 5
שליחת קבלה ואישורים סופיים:
לאחר אישור ההזמנה, ווידוא קבלת הכסף, (בהעברה בנקאית או בכרטיס אשראי או במזומן)
ביצוע פעולות סופיות לקראת יציאת הלקוח לחופשה.
הפעולות הן:
הזמנת כרטיסי הטיסה. (תאום קבלת הכרטיסים והתראה קופצת שבועיים מראש) רשום פרטי הטיסה ( מס' טיסה ושעת המראה אצלי )
אישור הזמנה סופי.(לספקים הרלוונטיים) – באי מייל או פקס. ( לבקש אישור חוזר להזמנה ) והתראה קופצת 3 ימים לפני התאריך.
שליחת קבלה זמנית ללקוח.(לאחר אישור העברת הכספים לבנק )
תזכורת תשלום ללקוח, (אם נשאר חוב כספי) – חודש לפני הנסיעה, או באם ההזמנה בוצעה בזמן קצר יותר, תשלום מלא.
שליחת כרטיסי טיסה ושובר ללקוח.(Voucher) והוראות הגעה למקום המגורים (לפי הספק המתאים).
העברת פרטי הטיסה לספקים וגם את מספר הטלפון הסלולארי של הלקוח בחול'.

שלב 6
תשלום לספקים:
לאחר תשלום סופי של הלקוח העברת יתרת החוב לבנק בכרטיס אשראי או בהעברה בנקאית או במזומן
מתבצע תשלום לספקים (כשבוע וחצי לפני החופשה).
השלב כולל:
תזכורת.(קופצת במסך עבורי ). שבוע וחצי לפני תאריך היעד לחופשה.
ביצוע התשלום לספק בפועל.( הוצאת מייל או פקס על התשלום, בקשת אישור כתוב )

שלב 7
דוחות:
רשימת הדוחות:
1. רשימת לקוחות.
2. Mailer
3. רשימת ספקים. ( לכל אחד מהספקים רשימות דיור, רכבים וכו' )
4. דוחות כספיים,(תשלומי הלקוח, העברות לספקים ) כולל עמלות בנקאיות. יתרה שלנו. כל זה לאחר העברת הסכומים לשקלים מהמטבע המתאימה ולפי השער שבו נגבה הסכום ( לאור פרוט החשבון הבנקאי/חברת כרטיסי האשראי )
5. תזכורות כשהלקוח יוצא, יומיים לפני היציאה לחופשה. ( פופ אפ במסך ) ומיילים לחו'ל- תזכרורת לספקים הרלוונטיים. כמו כן תזכורת עבורי לבדוק האם אין שנוי בטיסה.
6. פופ אפ ללקוחות שלא נעשה שינוי אצלם במשך יומיים ומעלה, אם אפשרות להגדיל את מספר הימים להופעת פרטי הלקוח.
7. דוח הזמנת הטיסות לפי התאריכים השונים. הדו'ח יכיל מחירים נטו ומחירי לקוח , מספר תשלומים (אם יש). הטיסות המבוקשות בתאריכים המבוקשים יופיעו בצבע בולט.
8. רשימת הלקוחות עם אפשרות מיון לפי: התאריכים ,לפי ה-א, ב., יעדים. וכו'.